Le guide complet sur l'archivage des e-mails dans Outlook 2010

La plupart d'entre nous qui utilisons des services de messagerie Web populaires tels que Gmail et Outlook.com ne s'inquiètent probablement jamais de l'archivage, sachant que nous disposons de plusieurs Go de stockage en nuage. Toutefois, si vous travaillez dans une organisation ou si vous avez un compte de messagerie électronique éducatif sur lequel vous n’avez que peu d’espace serveur pour stocker les courriers électroniques, il est nécessaire de les archiver de temps à autre.

Nous allons donc aujourd’hui vous dire tout ce que vous devez savoir sur l’archivage des courriels sur le client de messagerie Outlook 2010, qui peut également être facilement implémenté sur ses autres versions.

Commençons donc avec la création d'une archive de courrier électronique sur Outlook 2010.

Création d'un fichier archive

La première chose à faire est de créer un nouveau fichier d’archive qui stockera tous les courriels localement sur votre ordinateur. Pour le créer, cliquez sur le menu Fichier d'Outlook 2010 et sélectionnez l'option Outils de nettoyage. Ne vous inquiétez pas, nous ne supprimerons aucun de vos courriels.

Dans les outils de nettoyage, vous verrez une option appelée Archive. Cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre de création d'archive. Dans la fenêtre, sélectionnez les dossiers que vous souhaitez archiver. Vous pouvez également sélectionner toute la boîte de réception si vous le souhaitez. Pour inclure les anciens courriels au moment de la création de l'archive, sélectionnez la plage de dates correspondante.

Enfin, indiquez l’emplacement dans lequel vous souhaitez archiver les fichiers et cliquez sur le bouton OK. Vous pouvez également sélectionner votre lecteur partagé s'il est mappé sur votre ordinateur. Outlook créera un fichier PST pour enregistrer tous les courriels sous forme d'archive sur votre système.

Une fois l’archive créée, vous verrez une section Archive sous les dossiers de boîtes aux lettres dans le volet de gauche. L'archivage initial peut prendre un certain temps en fonction du nombre de courriels que vous avez inclus dans les archives.

Les courriels archivés auront la même structure que votre boîte aux lettres en ligne, avec tous les dossiers et sous-dossiers. Si vous n'avez sélectionné que des dossiers spécifiques pour l'archivage, tous les sous-dossiers seront automatiquement inclus.

Déplacer des courriels vers des archives

Vous pouvez déplacer un courrier électronique à archiver en le déposant simplement dans la section archives de la barre de gauche. Pour déplacer en bloc des emails, sélectionnez ceux que vous souhaitez déplacer et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel. Ici, sélectionnez la section Dossiers d' archives sous le dossier et cliquez sur OK pour déplacer les courriels.

Vous pouvez également créer des paramètres d'archivage automatique pour les courriels. Si vous souhaitez créer un archivage automatique pour un dossier spécifique de votre boîte aux lettres, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier et sélectionnez Propriétés.

Ici, accédez à l' archivage automatique et sélectionnez les paramètres qui vous conviennent le mieux. Pour implémenter la règle d'archivage automatique dans l'ensemble de votre boîte aux lettres, ouvrez l' option Outlook à partir du menu et sélectionnez les paramètres avancés.

Cliquez ici sur les paramètres d'archivage automatique et créez des règles pour l'archivage automatique des courriers électroniques dans votre boîte aux lettres.

Déplacer un fichier archive

Parfois, vous devez passer d'un ordinateur à un autre (mise à niveau à partir d'un ancien) ou vous pouvez manquer d'espace sur le lecteur partagé de l'entreprise. Dans ces circonstances, vous devrez déplacer vos fichiers d’archive et les lier à nouveau à Outlook. Voyons donc comment cela peut être fait.

Dissocier et déplacer le fichier archive

Avant de déplacer le fichier d’archive, nous devons supprimer le lien dans Outlook. Pour ce faire, ouvrez le menu Fichier et sélectionnez l’option Paramètres du compte.

Dans les paramètres du compte, accédez à la section Fichiers de données et vous verrez le fichier archive que vous avez géré sur le système actuel.

Tout ce que vous avez à faire maintenant est de sélectionner le fichier d’archive et de cliquer sur le bouton Supprimer. Ne vous inquiétez pas, vous ne supprimerez pas le fichier d'archive, mais vous supprimerez uniquement son lien dans Outlook.

Déplacez maintenant le fichier vers le nouvel emplacement en utilisant l’un des disques de stockage dont vous disposez.

Lier le fichier archive

Pour lier le fichier archive à Outlook, ouvrez à nouveau la section Fichier de données à partir des paramètres du compte dans Outlook et cliquez sur le bouton Ajouter. Importez maintenant le fichier PST de l’archive que vous avez sauvegardée et ouvrez les courriels de la section archive.

Compacter le fichier archive

Si vous enregistrez le fichier d'archive sur votre disque dur local, vous n'avez probablement pas à vous soucier de la taille du fichier d'archive, mais s'il s'agit d'un lecteur partagé dans une organisation ou d'un compte cloud dans lequel vous disposez d'un espace de stockage limité, il serait prudent de compacter le fichier d’archive pour sauvegarder le stockage.

Pour compacter la taille de l'archive, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la section Archive dans le volet de droite et sélectionnez Propriétés du fichier de données. Cliquez ici sur le bouton Avancé pour ouvrir le fichier de données Outlook. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur le bouton Compacter maintenant pour réduire la taille du fichier d'archive.

Conclusion

C’est donc à peu près tout ce qu’il faut savoir sur l’archivage des e-mails sur Outlook 2010 et je suis certain que vous pouvez également suivre ces étapes sur Outlook 2013. Si vous avez des doutes supplémentaires au sujet de l’archivage des courriels, il suffit de laisser un commentaire et nous serons heureux de vous aider.