Stratégies de courrier électronique: Pièces jointes, Lignes de sujet

Les gens: C'est en 2009. L'e-mail n'est pas un phénomène nouveau. En tant que planète, nous y travaillons depuis quelques décennies maintenant. Nous avons même des guides d'étiquette sur le sujet (comme "Étiquette E-Mail: Conseils pour la maison et le travail" et "Etiquette E-Mail" par exemple). Et pourtant, des gens par ailleurs très intelligents, je suis sûr que les gens n'ont pas maîtrisé les bases. Comme écrire une ligne d'objet efficace

Par exemple, j'ai récemment reçu un e-mail avec ce sujet: "De Joe User." (Les noms ont été changés pour protéger le, er, égaré.)

Hum, Joe? Je sais que c'est de toi. Cela est dit dans le champ De. Ce que je ne sais pas, c'est de quoi parle votre courriel ou pourquoi je devrais le lire.

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Un autre message est venu avec le sujet " TRACAS." Encore une fois, rien de trop éclairant là-bas. Avez-vous besoin d'aide pour résoudre un problème ou écrivez-vous pour me tracasser? J'en ai déjà beaucoup, merci.

Je pense que les pires délinquants sont des gens qui ne peuvent pas être dérangés d'écrire une ligne de sujet. C'est comme frapper à la porte, regarder par le judas et ne voir personne de l'autre côté. Je suppose que je n'ai pas besoin de l'ouvrir!

Maintenant, c'est mon travail de lire votre courrier, et je le fais, heureusement. (Hélas, je ne peux pas tout répondre, mais j'essaie de répondre aux questions ici quand je le peux.) Mais si vous espérez la meilleure réponse possible à partir de n'importe quel e-mail que vous envoyez, il est important de prendre soin de votre ligne d'objet.

En d'autres termes, soyez bref mais informatif. Si vous écrivez à un PC sans tracas, par exemple, donnez une description rapide de votre problème. Un bon exemple: "L'ordinateur ne reconnaît pas les lecteurs de DVD / CD-ROM."

Rappelez-vous que la ligne d'objet de votre e-mail est la première chose que voit le destinataire. Ce devrait être un minuscule résumé de ce qu'il y a dans le corps de l'e-mail. Rien d'autre et votre message pourrait être ignoré, ignoré ou simplement ignoré.

Trois façons d'éviter les pièces jointes oubliées

Parce que je suis parfait à tous points de vue, je n'ai jamais oublié de joindre un fichier à un courriel. Mais j'ai été sur le côté de réception, et rien ne bat le sentiment de supériorité qui vient de composer cette réponse: "Vous avez oublié l'attachement, doofus!"

Pour éviter les smackdowns e-mail comme ça, pensez à installer un plug-in Cela vous avertit des pièces jointes oubliées (l'équivalent numérique d'apparaître à la porte de quelqu'un sans pantalons).

Ces outils analysent vos messages sortants pour des mots clés tels que «fichier», «attaché» et «pièce jointe». S'il détecte un tel mot mais qu'il n'y a rien, vous recevrez une alerte - vous permettant ainsi d'attacher le fichier prévu et d'éviter toute gêne future.

Les utilisateurs d'Outlook 2007 peuvent récupérer le PowerToy de la pièce jointe manquante Détecteur de pièces jointes oublié (qui prend en charge les mots clés personnalisés et peut même vous avertir des lignes d'objet vides)

Si vous utilisez une version antérieure d'Outlook, essayez Attached4Sure - il prend en charge toutes les versions datant de 2002.

N ° nouvelles de tous? Chaque plug-in que j'ai mentionné est gratuit.

Rick Broida écrit le blog de PC World sans tracas. Inscrivez-vous pour recevoir par e-mail le bulletin de Rick chaque semaine.