Vider le classeur et numériser vos documents importants

Sue Bulot veut des conseils sur numériser tous ses papiers importants.

Vous ne pouvez pas vous débarrasser de tous vos papiers importants, mais avec une déchiqueteuse et un scanner, vous pouvez les réduire à une poignée. Bien sûr, vous devez savoir ce que vous devriez garder, ce que vous devriez scanner, ce que vous devriez déchiqueter, et ce qui peut être jeté en toute sécurité dans le recyclage.

Vous devez conserver votre original des certificats de naissance et de décès documents, et votre volonté actuelle. En raison de quelque chose appelé Best Evidence Rule, vous devez également conserver les contrats dans leur forme originale. Les tribunaux acceptent généralement une copie d'un contrat, mais s'il y a deux versions contradictoires d'un contrat, celle qui n'est pas une copie a plus de poids.

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Qu'en est-il des dossiers fiscaux? Deux comptables différents m'ont dit qu'un document scanné ne serait pas un problème avec l'IRS. Mais quand j'ai appelé l'IRS, un représentant du service à la clientèle m'a recommandé de conserver les formulaires originaux pendant trois ans.

Vous pouvez toujours les numériser pour les sauvegarder et les consulter plus facilement, surtout si vous et vos papiers vous êtes physiquement séparés pendant une longue période.

Vous devriez déchiqueter vos relevés bancaires et vos factures de carte de crédit dès que vous en avez fini avec eux. Si ceux-ci tombent entre de mauvaises mains, votre identité pourrait être volée. Dans le cas improbable où vous avez besoin d'une ancienne déclaration, votre banque ou votre société émettrice de cartes de crédit a des enregistrements.

Tout ce que vous souhaitez conserver peut être numérisé, et vous pouvez alors disposer de l'original. Si cet original contient votre signature, votre compte bancaire, votre carte de crédit ou votre numéro de sécurité sociale, déchiquetez-le avant de le jeter dans la corbeille.

Il est préférable de numériser les documents en fichiers.pdf car le format est universellement accepté. émuler des feuilles de papier. Si votre scanner n'est pas fourni avec un logiciel de création de fichiers PDF, vous pouvez utiliser le logiciel «copie» de votre scanner (qui numérise directement vers votre imprimante) conjointement avec un programme d'impression au format PDF. Pour le plus tard, je recommande le gratuit CutePDF Writer. Vous devrez également installer GPL Ghostscript (également gratuit). CutePDF apparaît à Windows comme une imprimante, et vous pouvez simplement dire à votre programme de copie d'utiliser l'imprimante CutePDF

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