DocSend pour Outlook - Meilleure communication avec les documents

Nous envoyons souvent de nombreux documents en utilisant Microsoft Outlook . Rendez votre communication plus efficace avec des documents avec un module complémentaire pour Outlook, ` DocSend `. DocSend pour Outlook fait des documents un canal plus efficace et plus significatif pour la communication. Après l`avoir installé, vous pourrez accéder à vos fichiers et créer facilement des liens DocSend dès que vous en aurez besoin, c`est-à-dire lorsque vous envoyez un e-mail. Toutefois, DocSend pour Outlook ne se contente pas d`envoyer des documents et des pièces jointes. Lisez la suite pour en savoir plus sur ce nouveau complément pour Microsoft Outlook

DocSend pour Outlook

Commençons par les bases. DocSend n`est pas une nouvelle application; Il a été ici depuis un certain temps maintenant. Cependant, DocSend en tant que complément pour Outlook est une nouveauté. c`est à l`origine un outil analytique pour les documents; en particulier pour ceux que vous envoyez par e-mail. Nous nous demandons souvent quand nous envoyons un document par courrier électronique; si la personne a vu le document ou non. Outre; pour les documents confidentiels, nous nous inquiétons davantage si le destinataire du document l`a transmis plus loin. Avec l`aide de DocSend, vous pouvez savoir ce qu`il advient de votre document. De savoir quand la personne l`a ouverte, combien de fois, si elle a été téléchargée ou non et si elle a été transmise à quelqu`un; vous pouvez garder une trace de tout en utilisant DocSend.

Maintenant, cet outil est disponible pour Outlook Mail. DocSend pour Outlook fait le même travail lorsqu`il est utilisé en tant que complément pour Outlook Mail. Il relie votre compte DocSend à Outlook Mail afin de faciliter la communication du document.

Pour obtenir DocSend pour Outlook, il vous suffit de visiter sa page d`accueil pour le télécharger gratuitement. c`est une application web qui s`ouvre dans votre navigateur. Inscrivez-vous simplement avec l`outil

Vous pouvez désormais lier les documents de votre PC, Box, Dropbox, Google Drive et OneDrive sur DocSend pour Outlook

Inside DocSend pour Outlook

Maintenant, peu plus sur le DocSend outil. Une fois connecté à DocSend, vous pouvez voir le tableau de bord suivant:

Le menu de gauche de l`outil DocSend se compose des onglets suivants: Dashboard, Documents, Present, Contacts, Team et Add-ins. outil de partage de documents. Il crée des liens pour chaque document que vous partagez avec vos contacts. Vous pouvez même créer des liens différents pour un même document afin de conserver une trace de votre document. Chaque fois que votre destinataire clique sur le lien, vous obtiendrez les statistiques sur le document. Par exemple,

Statistiques de visite s`affiche dans l`image suivante: Comment utiliser DocSend pour Outlook

Comme nous avons compris comment fonctionne DocSend, voyons maintenant comment fonctionne DocSend pour Outlook Mail.

Lorsque vous vous êtes inscrit à DocSend, vous pouvez voir le complément dans votre Outlook Mail. Cliquez sur New mail, et regardez le côté droit de la fenêtre de courrier nouvellement ouverte. Recherchez l`icône suivante en bleu.

Lorsque vous cliquez sur ce logo, la fenêtre DocSend s`ouvre sur le côté droit de l`e-mail. Comme vous pouvez le voir dans l`image suivante, divers onglets / fonctions sont inclus dans DocSend pour Outlook.

Vous pouvez voir les documents déjà présents sur DocSend sous `Mes documents`. Dans l`image ci-dessus, j`ai inclus seulement 3 documents. Toutefois, si la liste est longue, vous pouvez rechercher le document souhaité dans la fenêtre de recherche. Vous pouvez même télécharger un document à l`aide de DocSend pour Outlook si le document souhaité n`est pas présent dans votre liste.

Une fois que vous avez sélectionné le document que vous souhaitez envoyer à votre collègue ou ami, vous pouvez commencer à définir ses propriétés. Lorsque vous sélectionnez un document à envoyer par courrier électronique, vous pouvez voir la fenêtre suivante dans DocSend pour Outlook

Comme vous pouvez le voir dans l`image ci-dessus, pour chaque document sélectionné,

Autoriser (ou ne pas autoriser) le visionnage anonyme

• Autoriser (ou ne pas autoriser) le téléchargement
• Définir (ou non) la date d`expiration
• Protéger le mot de passe (ou ne pas définir de mot de passe pour le document)
• 4 onglets ont des boutons On et Off sur la droite. De cette façon, vous pouvez décider (et contrôler) ce que le destinataire peut faire avec le document. Par exemple, si vous sélectionnez `Désactivé` pour `Autoriser le téléchargement`, le destinataire ne pourra voir que le document, mais ne pourra pas le télécharger sur son PC. De même, vous pouvez également définir une date d`expiration pour le document en activant l`option "Définir la date d`expiration".

Ainsi, DocSend pour Outlook vous permet de sélectionner jusqu`à quand le destinataire peut voir le document dans sa boîte aux lettres. Après la date d`expiration (et l`heure), le destinataire ne verra pas le document du tout. Cette fonctionnalité est très utile pour les documents dont la durée de vie est limitée, tels que les rapports quotidiens ou les statistiques.

Si votre document n`est pas protégé par un mot de passe, ne vous inquiétez pas! Vous pouvez maintenant définir un mot de passe à l`aide de DocSend pour Outlook. Simplement, cliquez sur le bouton On / Off devant `Passcode protect` et vous pouvez insérer le mot de passe de temps en temps.

Enfin, une fois que vous avez sélectionné toutes les options et défini les propriétés du document à envoyer, vous pouvez maintenant insérer un lien pour le document. Ce n`est rien mais DocSend pour Outlook crée un lien unique pour le document que vous allez envoyer. Cela sera inséré dans le corps de l`e-mail.

Le destinataire verra ce lien dans l`e-mail reçu, au lieu du document lui-même. Lorsque le destinataire clique sur le lien, il s`ouvre dans le navigateur. À partir de là, le destinataire peut visualiser, télécharger ou imprimer le document, en fonction de l`accès fourni au destinataire. La fenêtre ressemble à ceci:

Mis à part les actions régulières, DocSend pour Outlook offre une fonctionnalité intéressante. Le destinataire peut commenter ou poser des questions sur la base du document via DocSend pour Outlook

Conclusion

Nous pensons que DocSend pour Outlook est un bon outil pour gérer les documents. La plupart des problèmes liés aux documents, tels que les envoyer, les protéger à l`aide de mots de passe et la gestion de la liste des destinataires, peuvent être résolus avec DocSend pour Outlook. Vous pouvez lire le blog sur DocSend pour Outlook sur le Blog DocSend.

Faites-nous savoir ce que vous pensez de cet outil.