Collaboration dans Microsoft Office: douloureuse mais pas impossible

Microsoft Office a longtemps été la norme d'or pour la création, l'édition et le formatage de documents sérieux. Cependant, Google Docs et d'autres concurrents basés sur le Web ont dépassé Office en facilitant le partage et la coédition de documents en temps réel.

Entrez les nouvelles suites Office. Sorti plus tôt cette année, ils rattrapent leur retard en vous permettant de collaborer avec d'autres personnes grâce à un mélange d'applications de bureau et de navigateur. Les fonctionnalités sont un pas dans la bonne direction, mais la nouvelle approche de Microsoft en matière de collaboration n'est finalement pas aussi facile qu'elle devrait l'être.

Que vous envisagiez d'acheter un abonnement Office 365 ou d'acheter un logiciel de bureau Office 2013

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J'ai testé la collaboration pour Word, Excel, OneNote et PowerPoint, à la fois avec des collègues et des collègues. un compte Office 365 Small Business Premium et des personnes extérieures à notre société qui ne possédaient même pas Office 2013.

Collaboration avec des tiers

Pour partager un document avec des collaborateurs, vous devez d'abord le sauvegarder en ligne sur SkyDrive.

Grâce à l'utilisation du stockage cloud SkyDrive et des Office Web Apps, le nouveau bureau vous permet de partager et de co-écrire avec toute personne interne ou externe à votre organisation.

Par exemple, un créateur de document peut inviter quelqu'un à consulter ou modifier un document dans Word Application Web Allez dans le menu Fichier et cliquez sur Partager, ce qui vous permet d'obtenir d'autres options. Fondamentalement, vous créez un lien de partage et l'envoyez par courrier électronique ou messagerie instantanée, ou vous pouvez générer des invitations par courrier électronique aux contacts Outlook que vous désignez. De toute façon, avant de créer ou d'envoyer le lien, vous devez enregistrer le document dans SkyDrive

Partager du travail dans Word, Excel ou PowerPoint en envoyant à quelqu'un un lien qui l'autorise à afficher ou à modifier le document.

le destinataire clique sur le lien, une fenêtre de navigateur ouvre le fichier dans Word, Excel, OneNote ou PowerPoint Web App. Sachez que même si vous avez envoyé un lien autorisant le destinataire à modifier le document, le destinataire voit le même message contextuel que toutes les applications Office générer lorsque vous ouvrez un document par e-mail ou téléchargement Internet, avertissant qu'Internet peut être dangereux, par défaut, vous ne pouvez lire que le document. Le destinataire doit cliquer sur un bouton pour activer l'édition - une étape étrange, puisque vous avez créé un lien lui permettant spécifiquement d'éditer le document.

Vous et vos co-auteurs désignés pouvez travailler sur le document en même temps, avec un quelques limitations. Dans Word, par exemple, vous et vos collègues ne pouvez pas modifier le même paragraphe simultanément. Si vous essayez de le faire, vous recevrez un message contextuel à cet effet.

Lorsque vous acceptez une invitation à co-écrire un document, il se lance dans une application Web en mode lecture seule, même si vous avez modifié permission.

En plus de cela, vous ne pouvez pas voir le travail d'un coauteur jusqu'à ce que celui-ci l'enregistre. Vous pouvez dire en temps réel, heureusement, que quelqu'un d'autre travaille sur le document, que l'application affiche les noms des coauteurs. (Vous pouvez également cliquer sur Fichier> Info pour afficher en arrière-plan les modifications en cours.) Si l'autre éditeur n'est pas connecté à un compte Microsoft, il apparaîtra en tant qu'invité générique.

Les modifications enregistrées n'apparaissent pas automatiquement. Au lieu de cela, Word vous avertit que des mises à jour sont disponibles et vous devez enregistrer ou cliquer sur les boutons d'actualisation pour voir le travail d'un coauteur. Une fois que vous faites ainsi, les changements apparaissent surlignés en vert pâle

Coauthoring fonctionne bien même quand une personne utilise Word Web App et l'autre utilise l'application de bureau. La même chose vaut pour OneNote, où les changements apparaissent automatiquement, également mis en évidence en vert pâle.

Word, Excel et PowerPoint 2013 pour le bureau vous permettent de partager des documents avec des collègues en générant des invitations par courrier électronique avec l'autorisation d'affichage ou de modification.

Vous ne pouvez pas coéditer dans Excel lorsqu'une personne travaille sur le bureau Excel. Si vous essayez, vous recevrez un message indiquant que la feuille de calcul est verrouillée. Mais vous pouvez co-écrire dans Excel Web App, qui est beaucoup plus limitée en fonctionnalités. Les modifications n'apparaissent automatiquement qu'après le départ d'une cellule et, comme elles ne sont pas mises en surbrillance, il n'est pas toujours facile de savoir ce qu'un co-auteur a changé.

Les changements sont mis en surbrillance, après coup.

Microsoft recommande que les co-auteurs de PowerPoint se fassent sur le bureau ou l'application Web, pas les deux en même temps. Si une personne utilise la version de bureau et que l'autre fonctionne dans le navigateur, les modifications risquent de ne pas être enregistrées correctement. Les modifications PowerPoint ne doivent pas être enregistrées, cependant. Au lieu de cela, ils s'affichent après qu'un éditeur a fini de travailler avec un objet, tel qu'une image ou une zone de texte.

Collaboration avec des collègues

Les applications de bureau Office 2013 montrent qui travaille sur votre document. À gauche de la fenêtre.

Les personnes travaillant dans des organisations qui se sont inscrites à un plan d'affaires Office 365 disposent d'outils de collaboration qui ne sont pas disponibles dans les versions grand public. Office 365 Small Business Premium et Office 365 Midsize Business fournissent respectivement des serveurs SharePoint et Lync hébergés pour la collaboration et les communications unifiées.

Le processus de création de documents et d'invitation à les partager en tant que visionneuses ou éditeurs est essentiellement le même ici que pour les consommateurs. Cependant, il y a une bizarrerie que vous devriez connaître. Par défaut, lorsque vous acceptez une invitation à modifier un document, Office 365 lance l'application Web correspondante, même si vous disposez d'une installation bureautique d'Office 2013. Pour coéditer dans le bureau Word, vous devez cliquer sur Modifier dans Word dans Word Web App et attendez le lancement du programme, étape supplémentaire fastidieuse.

Pour conserver les onglets d'un document que vous avez été invité à partager, cliquez sur le lien Suivre dans l'invitation.

Un administrateur Office 365 peut modifier cette valeur par défaut dans les paramètres du site partagé afin que les documents soient lancés dans l'application de bureau. Dommage que vous ne puissiez pas utiliser le bureau ou l'application Web avant le lancement de l'un ou de l'autre.

Prenez également note que même si le document que vous avez modifié s'affiche automatiquement dans votre espace de travail SkyDrive Pro, n'est pas le cas. Les documents par défaut ne s'affichent que dans les fichiers SkyDrive de leur créateur.

Les documents suivants fournissent des liens vers des documents que d'autres ont partagés avec vous. Mais vous ne pouvez pas voir la liste des documents suivis depuis l'écran SkyDrive Pro par défaut.

Pour revisiter un document créé par un collègue, vous devez cliquer sur un lien vers le document. L'one-way est de trouver l'invitation d'email contenant ce lien. Un itinéraire plus simple consiste à suivre le fichier partagé en cliquant sur l'option Suivre dans l'invitation d'origine. Cette action place un lien vers le document dans Documents suivis dans la barre de navigation de gauche de votre espace de travail SkyDrive Pro, sous Mes documents.

Si vous avez configuré un fil d'actualité dans votre profil Office 365, vous serez averti des modifications aux documents que vous suivez. Mais vous devez cliquer sur Documents suivis pour voir ces fichiers. Microsoft aurait pu rendre les choses plus faciles avec une interface affichant les documents suivis aux côtés des documents de l'utilisateur

Bavarder en collaborant

Il n'est pas évident d'utiliser la messagerie instantanée dans un document

Les environnements d'entreprise Office 365 concernaient le chat. Une fois connecté, je pouvais envoyer un message instantané à un collègue de l'Application Web Outlook en cliquant sur l'élément Contacts en haut de l'écran d'accueil d'Office 365. Mais si j'ai ensuite cliqué sur SkyDrive pour travailler sur un document, une fenêtre m'a dit de mettre fin à la session de messagerie instantanée, et je ne pouvais pas utiliser Outlook Web App pour IM lorsque je travaillais sur un document partagé. Microsoft a dit que ce n'est pas comme ça que ça fonctionne.

Lync vous permet de discuter et de discuter à partir du bureau.

Il existe un autre moyen de messagerie instantanée dans Office 365: vous devez lancer l'application de bureau Lync incluse dans le logiciel de bureau Office 2013 et vous connecter à votre compte depuis dans Lync. Vous pouvez ensuite envoyer un message aux collègues qui co-rédigent des documents depuis le document en cliquant sur leur nom dans la liste des éditeurs actifs.

Ou, du moins, vous pouvez le faire en théorie. Dans nos tests, nous avons constaté que parfois l'icône IM était grisée même si Lync indiquait que l'autre partie était présente. Clairement, Microsoft a beaucoup de travail à faire pour faciliter le dialogue avec les collaborateurs. Il est difficile de comprendre la décision de créer deux services de chat qui ne s'intègrent pas les uns aux autres, et le fait de devoir lancer une application distincte une fois que vous êtes connecté au service Web est ennuyeux. Le comportement erratique de Lync est la cerise sur le gâteau

Conclusion sur la collaboration

Voici à quoi ressemble une invitation à collaborer dans Excel Web App. De là, vous ne pouvez pas co-écrire avec quelqu'un en utilisant le bureau Excel.

Microsoft veut clairement permettre aux gens de collaborer sur des documents, mais ses nouvelles suites Office ne rendent pas les choses faciles. Les différents processus de co-écriture dans les applications principales sont déroutants. Dans Word, en particulier, la collaboration est ralentie par l'exigence selon laquelle toutes les personnes impliquées doivent enregistrer ou actualiser les documents pour voir les modifications de chacun. Cette configuration contraste fortement avec l'application de traitement de texte de Google, qui affiche les modifications au fur et à mesure que les utilisateurs les tapent.

Le partage de documents dans les environnements Office 365 est inutilement inintéressant, ce qui rend difficile la recherche de documents partagés. discuter avec un collègue en ouvrant un fichier. Il est bon que Microsoft prenne des mesures dans la bonne direction, mais jusqu'à présent, ce sont des étapes faciles. Si la coédition est une partie régulière de votre flux de travail, le nouveau bureau le permet, mais par à-coups. Apprenez ces bizarreries à l'intérieur comme à l'extérieur afin de pouvoir contourner ces problèmes ou envisagez d'utiliser Google Apps for Business à la place.