Collaborez en temps réel avec Google Docs

Google Docs fournit aux petites et moyennes entreprises une plate-forme de productivité bureautique abordable sur le Web. En plus de permettre aux utilisateurs individuels de créer, stocker et utiliser des documents de n'importe où dans le monde grâce à une connexion Internet en direct, Google Docs permet aux équipes, aux pairs et aux partenaires de collaborer en ligne en temps réel sur le même fichier. > Avec le lancement récent de Microsoft Office 2010 et des applications Office Web Apps, Microsoft vous permet désormais de travailler avec des documents dans le cloud. Mais si Microsoft est le principal fournisseur de logiciels de productivité bureautique, Google a l'avantage de travailler avec des documents dans le cloud et de collaborer sur ceux-ci.

Voici un bref aperçu des applications Google Docs et de leurs dernières mises à jour. Fonctionnalités de collaboration en temps réel.

•

Documents Une fois que quelqu'un crée un document, les autres utilisateurs autorisés peuvent le voir et le modifier. Vous pouvez partager un document contenant jusqu'à 200 personnes, et jusqu'à 50 utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même document. Si deux utilisateurs modifient le même document, une case en haut de l'écran répertorie les collaborateurs actuels.

Les utilisateurs qui consultent ou travaillent avec le document pourront voir toutes les modifications et ajouts en temps réel à mesure qu'ils sont saisis.. De toute évidence, il existe un potentiel pour deux collaborateurs d'éditer le même texte en même temps. Google surveille étroitement l'horodatage de chaque modification pour l'appliquer dans l'ordre approprié.

Heureusement, Google permet également de chatter afin que les utilisateurs puissent envoyer des messages instantanés tout en collaborant en temps réel. Cliquez sur la flèche à droite des noms en haut de l'écran pour ouvrir un volet pour discuter avec d'autres utilisateurs qui modifient actuellement le même document. Le chat permet aux collaborateurs de coordonner les efforts et d'éviter les conflits, et fournit un moyen de rétroaction instantanée.

•

Spreadsheets Comme Docs, vous pouvez partager un fichier tableur avec jusqu'à 200 utilisateurs, et autant 50 peuvent éditer simultanément. Les noms des collaborateurs actifs apparaissent en haut de l'écran et un clic sur une flèche permet de discuter en temps réel.

Un petit carré coloré à côté de chaque nom représente la couleur désignée pour cet utilisateur. La cellule sur laquelle cette personne est actuellement concentrée ou éditée apparaît encadrée par la couleur assignée à cet utilisateur - ce qui permet d'identifier facilement qui édite quelle cellule à un moment donné.

•

Présentations Fichiers dans Presentations, un app diaporama similaire à PowerPoint, peut également être partagé avec jusqu'à 200 utilisateurs différents, mais est limité à dix éditeurs simultanés. Les autres fonctions, telles que l'affichage des modifications en temps réel et une flèche à côté des noms des collaborateurs en ligne ouvrant une fenêtre de discussion, sont les mêmes que dans les autres applications.

•

Dessins Google Drawings est le nouveau venu dans la gamme Google Docs, offrant des fonctionnalités similaires à celles de Microsoft Visio. Dessins peut avoir jusqu'à 50 collaborateurs simultanés travaillant sur le même fichier, et il offre le chat.

Cependant, Drawings a une définition légèrement différente de "temps réel", car les collaborateurs en ligne ne voient que les changements terminés. Si quelqu'un ajoute une nouvelle forme ou édite des formes ou des lignes dans le dessin partagé, ces modifications n'apparaissent pas aux autres utilisateurs lors de leur dessin. Si l'action est annulée avant la fin, aucun des autres éditeurs ne la verra jamais.

Google Docs est loin d'être aussi robuste et riche en fonctionnalités que Microsoft Office pour le bureau, mais beaucoup considèrent qu'Office est surchargé de fonctionnalités inutiles. Pour les documents simples, les feuilles de calcul, les présentations et les dessins, Google Docs est plus que suffisant. Et pour la collaboration en ligne en temps réel, Google place la barre.

Vous pouvez suivre Tony sur sa

page Facebook ou contactez-le par courriel à [email protected]. Il tweete aussi @Tony_BradleyPCW.