Travailler à plusieurs sur un document Word (Idéal pour Collaborer !)
L'un des moyens les plus faciles de collaborer avec un partenaire ou un partenaire consiste à leur envoyer un document par courrier électronique, mais c'est aussi l'une des habitudes les plus difficiles à contourner. Et même si le courrier électronique est si omniprésent et presque instantané, la notion de collaboration en série - je travaille sur le document, je vous l'envoie et vous y travaillez et vous le renvoyez - est maladroite. Les documents joints peuvent obstruer les systèmes de messagerie ou être rejetés par les filtres. Si plus de deux personnes y travaillent, quelqu'un doit être responsable de la résolution des conflits.
Il y a de meilleurs moyens et je vais vous montrer quelques alternatives. Pour contourner l'envoi de fichiers volumineux par courrier électronique, il existe probablement une dizaine de services comme YouSendIt.com qui vous permettent de télécharger le fichier, puis d'utiliser le courrier électronique pour indiquer aux utilisateurs où ils peuvent aller pour le télécharger. Mais ce n'est pas très satisfaisant, et une meilleure option est d'utiliser quelque chose comme Google Docs. Considérez ceci comme votre disque dur partagé dans le nuage. Tous les formats Office et PDF peuvent être téléchargés dans le service Google, une fois que vous avez créé un compte Gmail. Le problème est que vous devez toujours les éditer en série.
Pour contourner ce problème, jetez un oeil à Etherpad.com, qui met en place une page Web en temps réel pour votre document. Il attribue une URL aléatoire, et c'est à la fois bon et mauvais. Bon, car une fois que vous connaissez l'URL, vous pouvez facilement accéder au document. Mauvais, car il n'y a pas de sécurité une fois que vous connaissez l'URL, donc tout le monde peut voir ce que vous faites. Mais pour une édition conjointe en temps réel rapide, il ne peut pas être battu. Vous avez une fenêtre de discussion sur le côté où vous pouvez partager des commentaires, et les modifications de chaque auteur reçoivent une couleur de surbrillance différente, ce qui vous permet de voir rapidement leurs contributions. Vous pouvez également revenir aux versions précédemment enregistrées, ce qui est une fonctionnalité très intéressante si vous essayez de trouver quelque chose qui a été perdu dans le flux d'édition. Et c'est gratuit. (Il existe un service similaire de Textflow.com pour 100 $ par utilisateur et par an.)
Quelque chose de plus sécurisé, et plus chargé de fonctionnalités, est Box.net. Cela a commencé comme un service de sauvegarde en ligne (voir ma colonne ici), mais a évolué vers quelque chose de plus. Une équipe de personnes peut partager une collection de documents publiée sur leur propre page Web. Vous pouvez effectuer des recherches en texte intégral dans cette collection et avoir des discussions avec threads. Le coût est de 15 $ par utilisateur et par mois. Et contrairement à Etherpad, vous pouvez partager toutes sortes de fichiers, pas seulement des documents de traitement de texte.
Le dernier service que je veux mentionner est Drop.io. C'est comme Box en ce que vous pouvez enregistrer une grande variété de fichiers et le faire en toute sécurité, comme Etherpad dans le fait que vous avez une discussion en temps réel. Mais il y a beaucoup plus de choses qui se passent ici. Ce qu'il y a de cool dans Drop.io, c'est que vous avez tellement de façons d'obtenir des informations dans et hors de la page Web partagée. Vous pouvez télécharger du contenu via Web, e-mail, envoyer via un message texte, des flux Facebook, ou même téléphoner ou faxer. Les appels téléphoniques sont enregistrés en tant que fichiers audio. Vous pouvez essayer le service gratuitement. Si vous voulez juste créer un "drop" ou une page partagée qui est de 10 $ par an pour 1 Go d'espace. Il existe d'autres plans plus coûteux si vous voulez plus de stockage ou de fonctionnalités. ContentCircles.com est un autre service qui vaut la peine d'être envisagé, avec un forfait de 10 $ par mois pour un espace illimité.
Toutes ces solutions sont idéales pour envoyer le prochain fichier par courrier électronique et vous faire gagner du temps. de la collaboration série. Faites-moi savoir ce que vous pensez des services, ou si vous en avez d'autres que vous utilisez régulièrement.
David Strom est un ancien rédacteur en chef de Network Computing, Tom's Hardware.com, et DigitalLanding.com et un réseau indépendant consultant, blogueur, podcasteur et conférencier professionnel basé à St. Louis. Il peut être contacté à [email protected].
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