Comment créer des rendez-vous dans Outlook très rapidement - technologie de guidage

Qu'on aime ou qu'on déteste, Microsoft Outlook est toujours le client de messagerie de bureau le plus utilisé dans les organisations du monde entier. Cela signifie également que c'est probablement la plate-forme la plus utilisée pour la planification de réunions et de rendez-vous.

Maintenant, quand il y a un rendez-vous, il doit y avoir une date et une heure associées. Ce qui me dérange dans ce champ, c'est que tous les rendez-vous ne nécessitent pas un calendrier à des dates absolues. Parfois, nous devons travailler avec des dates de référence. Par exemple, dans une semaine à partir d’aujourd’hui ou vers le 2 ^e mardi d’août.

Que faites-vous dans de tels scénarios? Probablement, vous naviguez dans le calendrier, recherchez la date exacte et faites ensuite un choix. Ne pensez-vous pas que c'est beaucoup d'effort? Je le crois et par conséquent, je vais vous montrer des moyens plus faciles et meilleurs.

L'astuce ici est qu'Outlook peut prendre le langage naturel en entrée de tous les champs de date. L'outil comprend vos requêtes et les convertit intelligemment en date. Et peu d'utilisateurs d'Outlook le savent.

Exemple 1

Je souhaite planifier une réunion d'ici une semaine à partir d'aujourd'hui, le 23/04/2014. Regardez mon entrée et le résultat en appuyant sur Entrée.

Exemple 2

Quand je veux un 2 ^e mardi d'août, c'est exactement ce que je vais écrire. Notez que vous pouvez écrire en second lieu au lieu de 2 ^ème. Vous pouvez également utiliser les abréviations des jours et des mois comme lundi, mardi, mercredi… et janvier, février, mars…

Exemple 3

Outlook comprend également les jours fériés qui tombent à la même date chaque année. Et, curieusement, vous pouvez les utiliser comme références. Je veux organiser une réunion une semaine avant Noël et voici ce que je vais faire.

Quelques mots-clés à retenir

Les trois précédents ne sont que des exemples. Les requêtes en langage naturel que vous pouvez créer sont sans fin. Cependant, voici quelques mots-clés pour faciliter votre apprentissage:

• aujourd'hui demain Hier
• le surlendemain
• jour, semaine, mois, année
• avant, après, de
• maintenant, dernier, dernier

J'espère que les mots-clés sont explicites. S'ils ne le sont pas, je vous suggère de les essayer plutôt que de les mémoriser par cœur.

Combiner les requêtes

Les requêtes que vous écrivez ne sont pas de nature atomique. Cela signifie que vous pouvez entrer plusieurs choses à la fois. Comme 2 semaines 3 jours à compter d'aujourd'hui.

Gagnez du temps

Écrire une date en langage naturel semble facile, non? Mais, vous pouvez gagner encore du temps en connaissant ces raccourcis: -

• y pour l'année
• mois pour mois
• w pour la semaine
• d pour le jour

De plus, vous pouvez utiliser le symbole + pour ajouter les jours. Ainsi, 3 jours après Noël peuvent être écrits en 12/25 + 3d. Ou vous pouvez simplement écrire 12/25 3d. Essayez quelque chose comme ci-dessous: -

Remarque: vous ne pouvez pas utiliser le signe moins (-) pour la même chose, comme vous avez utilisé +. Vous devrez toujours utiliser avant à la place.

Conclusion

J'aimerais pouvoir également utiliser la ligne d'objet de mes rendez-vous existants comme points de référence. J'ai essayé quelques questions et posé différentes approches. Ça n'a pas l'air de marcher. Néanmoins, les recherches vont continuer. Si vous trouvez une solution à ce problème, partagez-la. Chez GT, nous voulons apprendre le plus possible tout en partageant ce que nous apprenons.