Soyez plus productif dans Microsoft Outlook

Vous dépendez de Microsoft Outlook pour vos besoins de messagerie et de planification? Êtes-vous ennuyé par le client de messagerie? Eh bien, rejoignez le club - des milliers d'utilisateurs d'Outlook font pression sur Microsoft pour obtenir des améliorations dans la prochaine version. Mais cette semaine, ne nous plaignons pas seulement d'Outlook; Je suis là pour te dire comment l'améliorer. Poursuivez votre lecture pour obtenir des conseils et des outils qui vous rendront plus productif, dès maintenant.

Désactiver les alertes de nouveaux messages d'Outlook

Attendez, avez-vous bien lu? Désactiver les alertes que vous avez obtenues avec Outlook? Pourquoi diable voudriez-vous faire cela? En un mot: la productivité.

Pensez-y: de nouveaux messages circulent constamment dans votre boîte de réception, et par défaut Outlook vous avertit de chaque message.

Ce n'est pas très différent d'un collègue qui se pointe la tête votre bureau toutes les cinq minutes pour poser une question. Parlez d'interruptions destructrices de productivité!

Par conséquent, vous pourriez vouloir essayer la vie sans les alertes. Les désactiver est plus facile que vous ne le pensez:

1. Choisissez Outils, Options, et cliquez sur Options de messagerie.
2. Cliquez sur Options de messagerie avancées.
3. Désactiver la case à côté de "Lire un son".
4. Décochez la case "Changez brièvement le curseur de la souris".
5. Décochez la case "Afficher une icône d'enveloppe dans la zone de notification".
6. Désélectionnez
7. Cliquez sur OK, et vous avez terminé.

Outlook continuera d'aller chercher (ou de recevoir) du courrier à intervalles réguliers, mais sans les interruptions habituelles.

Autrement dit, vous pouvez consulter votre boîte de réception selon votre emploi du temps, pas celle d'Outlook.

Modifier les lignes d'objet du courriel Outlook archivé

Regardons un autre problème d'e-mail: Lignes d'objet qui ne sont plus Faites correspondre le contenu du message.

Supposons, par exemple, que vous et certains de vos collègues échangent des courriels à propos du pique-nique de l'entreprise. Quelque part sur le chemin, la conversation se déplace vers les prévisions de ventes, à quel point quelqu'un colle dans de nouveaux chiffres. Maintenant, il s'agit d'un e-mail que vous souhaitez conserver pour référence future.

Un seul problème: la ligne d'objet affiche toujours "pique-nique d'entreprise". Cela ne sera pas particulièrement utile si vous cherchez un message sur les ventes.

Heureusement, Outlook a une fonction cachée qui vous permet de modifier la ligne d'objet d'un e-mail. Voici comment:

1. Dans Outlook, ouvrez l'e-mail en question (vous ne pouvez pas le faire avec des aperçus de message, vous devez double-cliquer sur le message pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre). la ligne Objet pour placer votre curseur
2. Modifiez le sujet comme bon vous semble
3. Appuyez sur Entrée, puis acceptez tout ce que Outlook vous donne.
4. C'est tout! Maintenant, vous pouvez classer l'e-mail avec une ligne d'objet plus appropriée - et reconnaissable d'un coup d'œil -

Utiliser Outlook pour accéder à votre compte Twitter

Si vous utilisez Outlook pour gérer vos contacts, calendrier, e-mail, et autres, pourquoi ne pas l'utiliser aussi pour Twitter? C'est l'idée derrière TwInbox, un plug-in gratuit qui ajoute une barre d'outils Twitter à Outlook.

Une fois installé, TwInbox ajoute un nouveau dossier à votre boîte de réception. (Il peut également créer des dossiers individuels pour chaque expéditeur, ce qui peut être utile d'un point de vue organisationnel - sauf si vous suivez beaucoup de gens.)

De là, vous fournissez simplement votre nom d'utilisateur et mot de passe Twitter, et hop: Les tweets de votre compte vous permettent de les lire comme si vous lisiez un e-mail.

Il suffit d'un clic sur la barre d'outils pour envoyer votre propre mise à jour, envoyer un message direct, répondre à un message ou retweeter quelque chose. TwInbox raccourcit intelligemment les longues URL via TinyURL.

La barre d'outils affiche également un aperçu des nouveaux tweets à leur arrivée, ce qui vous évite d'avoir à basculer vers le dossier tweets chaque fois que vous souhaitez vérifier les mises à jour. Bref, TwInbox est un petit outil formidable, et un must-have pour tous les utilisateurs d'Outlook qui aiment Twitter. Je souhaite qu'il pourrait gérer plus d'un compte Twitter, mais je ne peux pas discuter avec le prix: TwInbox est gratuit.

Ajouter un vérificateur d'orthographe à Outlook Express

Lecteur Karl a besoin d'aide pour son orthographe. Plus précisément, il a besoin d'un vérificateur d'orthographe pour Outlook Express, car la méthode qu'il utilise maintenant est la définition même de "tracas".

Karl dit qu'il compose de nouveaux messages dans WordPerfect, les corrige orthographiquement, puis exporte le texte pour importer dans Outlook Express. C'est dingue! (Sérieusement, Karl, avez-vous déjà entendu parler de copier-coller?)

Heureusement, cette procédure compliquée peut prendre fin maintenant. La première option consiste à installer un vérificateur d'orthographe tiers, comme le vérificateur d'orthographe bien nommé pour OE. (Bien que notre page de téléchargement indique qu'il s'agit d'un shareware, la page produit de l'auteur indique que le complément est gratuit.)

Mais au lieu de cela, je recommande de passer à Windows Live Mail. Ce remplacement OEM gratuit de Microsoft offre une interface simplifiée et de nouvelles fonctionnalités indispensables, notamment la recherche dynamique (les résultats s'affichent au fur et à mesure de la frappe), le filtrage antispam et un calendrier synchronisé avec votre calendrier Windows Live en ligne. Il a aussi un vérificateur d'orthographe.

Cela fonctionne dans Outlook 2003 et 2007; Je ne suis pas sûr des versions antérieures.

Rick Broida écrit le blog de PC World sans tracas. Inscrivez-vous pour recevoir par e-mail le bulletin de Rick

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