5 bons conseils pour gérer différentes versions de ms office

La suite MS Office a évolué au fil des ans en termes de fonctionnalités et de fonctionnalités. Cependant, avec les mises à niveau successives, la compatibilité des nouvelles versions avec les anciennes est toujours un sujet de préoccupation.

Désormais, si vous utilisez différentes versions de MS Office ou si vous collaborez avec des personnes qui utilisent une version d'Office différente de la vôtre, vous devez résoudre ce problème quotidiennement. Cependant, vous seriez heureux de savoir que vous pourriez réduire le risque de vous inquiéter en vous rappelant et en pratiquant quelques choses.

Voyons ce qu'ils sont.

Voir également: Apprenez et comprenez les différences entre MS Office 2013 et Office 365 ici.

1. Connaître les formats de fichier

Office 2007-2013 utilise différentes extensions de fichiers par rapport à Office 97-2003. Ils ont ajouté un «x» à la fin, ce qui est une indication de l'utilisation du langage XML (Extensive Markup Language).

Outil MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Travailler en mode de compatibilité

Lorsque vous ouvrez un fichier 97-2003 dans un produit 2007-2013, le fichier s'ouvre en mode de compatibilité. Vous pouvez continuer à travailler dans ce mode afin de ne pas introduire d'éléments ou de fonctionnalités qui ne sont pas pris en charge.

Remarque: en mode de compatibilité, vous ne pourrez pas utiliser les fonctionnalités 2007-2013 même si vous utilisez la version du logiciel.

Idéalement, si vous souhaitez partager votre document avec quelqu'un qui utilise 97-2003, vous devez continuer à travailler en mode de compatibilité.

3. Convertir pour de nouvelles fonctionnalités

Si vous n'allez pas partager la version inférieure du fichier et que vous utilisez la version supérieure du logiciel, vous devez convertir le fichier. De cette façon, vous pourrez tirer parti des nouvelles fonctionnalités.

Pour convertir votre document, allez dans Fichier -> Info -> Convertir comme indiqué dans le diagramme ci-dessous. De cette façon, le fichier original sera converti et remplacé.

4. Vérifier les problèmes

Supposons que vous travailliez sur 2007-2013 et qu'à la fin de votre travail, vous réalisiez que vous devez partager le document avec quelqu'un qui possède 97-2003. Pendant que vous travailliez, vous avez peut-être utilisé des fonctionnalités non prises en charge par les versions inférieures.

Dans de tels cas, avant de partager, il est conseillé de vérifier les problèmes. De cette façon, vous réduirez les risques potentiels de perte de données et de formatage lors du partage. Cliquez sur Fichier -> Info -> Vérifier les problèmes, puis corrigez les choses que le logiciel vous demande.

5. Enregistrer sous 97-2003

Si vous choisissez d'enregistrer le document en tant que document 97-2003 malgré que vous travailliez sur la version supérieure, le logiciel vérifiera lui-même la compatibilité. S'il en trouve, il en informera l'utilisateur.

Ensuite, le partage ne sera jamais une préoccupation.

Astuce cool: Êtes-vous quelqu'un qui n'a pas du tout MS Office? Avez-vous déjà eu besoin d'ouvrir un tel fichier? Ne vous inquiétez pas, vous pouvez les ouvrir sans que MS Office soit installé.

Conclusion

Ce ne sont que quelques éléments de base dont vous devez tenir compte si votre travail nécessite une collaboration avec des personnes travaillant sur différentes versions de MS Office. Juste quelques étapes supplémentaires et vous pouvez réellement économiser beaucoup de confusion qui peut survenir en raison de problèmes de compatibilité.