3 fonctionnalités cachées dans outlook.com pour augmenter la productivité

Si vous utilisez régulièrement le courrier Outlook, c'est probablement parce que vous êtes au moins un être humain, à la fois fonctionnel et productif, qui contribue à la société. Pour cela, félicitations. Mais il y a toujours un peu plus de place pour que quiconque puisse augmenter sa productivité et prendre des mesures.

Certaines fonctionnalités cachées d'Outlook ne modifieront peut-être pas suffisamment votre vie pour faire exploser vos compétences en productivité, mais ces fonctionnalités vous aideront au moins à passer moins de votre temps précieux à essayer de trier vos e-mails. Alors donnez-leur un coup de feu.

1. Éliminer rapidement le courrier indésirable avec balayage

Vous avez peut-être vu le bouton Balayer dans la barre de menus en haut de Outlook.com, mais vous ne savez pas ce que ça fait. Il vous permet littéralement de balayer le fouillis de votre boîte de réception rapidement et efficacement. Lorsque vous consultez un e-mail, cliquez sur Balayer pour faire apparaître les actions rapides correspondant à cet e-mail, à de futurs e-mails ou à son expéditeur.

Par exemple, si vous recevez un e-mail dans le cadre d'une lettre d'information que vous souhaitez que Outlook gère automatiquement, vous pouvez lui demander de vous en servir. Vous pouvez supprimer automatiquement tous les courriers électroniques de cet expéditeur de votre boîte de réception, bloquer tous les courriers électroniques futurs de l'expéditeur, conserver le dernier et effacer automatiquement le reste de cet expéditeur ou toujours supprimer les courriers électroniques de l'expéditeur datant de plus de 10 jours.

Sweep est personnalisable et adaptable à différents dossiers et catégories. Vous pouvez donc choisir d’archiver ces courriels.

2. Gérer et personnaliser vos catégories Outlook

Que vous le sachiez ou non, vous utilisez probablement la fonctionnalité Catégories d'Outlook. Cela trie automatiquement divers types de courriels dans des dossiers intelligents appropriés et fait ressortir un contenu qui mérite votre attention. La catégorie Photos affiche toutes les photos dans un courrier électronique et les présente dans une jolie galerie, tandis que la catégorie Expéditions mises à jour vous fournit le code de suivi et les mises à jour d'un colis.

Mais ce que vous ne savez peut-être pas, c’est que ces catégories sont entièrement personnalisables et qu’elles sont beaucoup plus disponibles que ce que vous avez pu activer dans la barre latérale. De plus, vous pouvez ajouter vos propres catégories et définir des règles pour les courriers électroniques entrant dans ces catégories.

Pour personnaliser les catégories, cliquez sur l'icône Paramètres en haut à droite d'Outlook.com et choisissez Gérer les catégories dans le menu. Ici, vous pouvez choisir quelles catégories de la longue liste vous souhaitez activer (filtrer) et celles que vous souhaitez spécifiquement afficher dans le menu des dossiers pour un accès rapide.

Vous pouvez également créer votre propre catégorie en cliquant sur Nouvelle catégorie.

Conseil: pour utiliser une nouvelle catégorie, cliquez sur Gérer les règles dans le menu Paramètres, puis créez une règle pour trier automatiquement divers types d’e-mails dans cette catégorie.

3. Outlook.com a des raccourcis clavier à gogo

Êtes-vous un fanatique de raccourci clavier? Ou peut-être êtes-vous simplement à la recherche de solutions plus rapides pour effectuer les tâches courantes dans Outlook. Quoi qu'il en soit, Outlook dispose d'un raccourci clavier pour à peu près toutes les fonctions de messagerie que vous utilisez. Il y a des dizaines qui couvrent tout, de la rédaction d'un courrier électronique à la lecture d'un message en passant à l'action.

Pour voir la liste complète des raccourcis clavier que vous pouvez utiliser, appuyez simplement sur les touches ? clé n'importe où sur Outlook.com. Vous pouvez également consulter la capture d'écran ci-dessus.

Comment utilisez-vous Outlook.com?

Maintenant que vous savez comment «balayer» vos messages, personnaliser vos catégories intelligentes et vous déplacer à l'aide de raccourcis clavier, vous êtes sur le point de devenir un professionnel d'Outlook et de pouvoir relever le défi de la tâche fastidieuse du courrier électronique.