11 meilleurs trucs et astuces de Microsoft Word en ligne

Fini le temps où vous aviez besoin d'une suite Office dédiée sur votre bureau pour créer un document Word. Aujourd'hui, tout ce dont vous avez besoin est un compte Office 365 valide et vous pouvez accéder à Microsoft Word Online en un instant. De la création d'un simple document à la création de modèles de création, vous pouvez pratiquement tout faire avec Word Online.

Cependant, ce n’est pas tout ce que Word Online a à offrir. Vous seriez surpris par le nombre de fonctionnalités de la version en ligne des packs Word.

Dans cet article, vous trouverez 11 conseils et astuces pour tirer le meilleur parti de Microsoft Word Online. Et ne vous inquiétez pas, nous ne couvrirons pas les astuces habituelles liées à Word.

Mais avant de commencer, voyons la différence entre les variantes hors ligne et en ligne.

En ligne ou hors ligne: quelles sont les similitudes?

Pour la plupart, les versions en ligne et hors connexion de Microsoft sont presque similaires en ce qui concerne le formatage du texte. Vous trouverez les options de base pour Presse-papiers, Police, Paragraphe et Styles dans les deux versions. Il en va de même pour les onglets Insertion et Mise en page.

Cependant, vous ne trouverez pas toutes les fonctionnalités hors ligne telles que les icônes 3D, les graphiques ou les références. Une autre différence est que le ruban Outils de la version en ligne est beaucoup plus simple que celui de la version hors ligne. Vous pouvez également passer à une version plus simplifiée en basculant sur la bascule du ruban simplifié en haut.

Maintenant que nous avons établi les similitudes et les différences, allons-y, allons-nous?

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1. Ajouter des collaborateurs et bloquer le téléchargement

Si vous avez utilisé le partage de documents dans Google Documents, vous trouverez de nombreuses similitudes entre Google Documents et Word Online. Une fois votre document édité, cliquez sur le bouton Partager situé dans le coin supérieur droit.

Ensuite, cliquez sur le lien 'Tout le monde peut éditer…' et vous verrez quatre options différentes. Pour ajouter des collaborateurs spécifiques, sélectionnez Personnes spécifiques, cliquez sur Appliquer et ajoutez les noms.

De plus, vous pouvez bloquer le téléchargement d'un document en lecture seule en désactivant le blocage du téléchargement.

Astuce: si vous partagez un lien manuellement, vous pouvez également définir une date d'expiration pour celui-ci.

2. Enregistrer au format PDF ou Doc comme un pro

Ce que j'aime des documents Word Online, c'est que vous pouvez les télécharger hors connexion sous forme de fichiers.docx et continuer à travailler dessus. La transformation est transparente et vous ne remarquerez même pas le passage de la version en ligne à la version hors ligne.

Pour ce faire, appuyez sur Fichier> Enregistrer sous> Télécharger une copie et ouvrez le fichier.docx dans Office 365.

En dehors de cela, vous pouvez également télécharger une copie au format PDF ou ODT.

Conseil professionnel: vous pouvez également télécharger un document directement à partir de la page d’accueil de Word. Ouvrez le menu Détails et sélectionnez Télécharger.

3. Modifier dans Word hors ligne

Outre l'enregistrement, vous pouvez également ouvrir un fichier.docx directement sur la version de bureau de MS Word. Notez que vous devez utiliser les mêmes informations d'identification sur votre compte en ligne et hors ligne.

Pour ce faire, cliquez sur Modifier dans Word. C'est tout! Le téléchargement de la version hors connexion peut toutefois prendre quelques secondes.

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4. Ajouter et gérer des commentaires

Maintenant, vous ou les membres de votre équipe pouvez ajouter des commentaires à un document partagé. En outre, vous pouvez également mentionner des noms s’il existe une incitation à agir spécifique.

Pour ce faire, sélectionnez la portion de texte que vous souhaitez mettre en surbrillance, appuyez sur Insérer> Commentaire.

Vous pouvez également sélectionner le texte, cliquer avec le bouton droit de la souris et choisir Ajouter un commentaire.

Les utilisateurs peuvent également marquer un fil comme résolu (ou supprimer un commentaire) lorsque le problème a été résolu. Pour ce faire, ouvrez le panneau Commentaires, recherchez-le et cliquez sur le menu à trois points.

5. Où sont toutes les options d'en-tête?

L'utilisateur hors connexion peut trouver le manque d'options d'en-tête décevant. Ne vous inquiétez pas car ils sont toujours là, bien qu'un peu cachés.

Cliquez sur Insérer> En-tête et pied de page et entrez les informations d'en-tête dans les zones de texte en haut et en bas.

Maintenant, cliquez sur Options à l'extrême droite, ce qui ouvrira tous les styles.

6. Définissez votre langue de vérification préférée

Est-ce que les mauvais mots sont à la mode avec le soulignement rouge? Si tel est le cas, il est grand temps de cocher la langue de vérification linguistique par défaut de Word Online.

Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le document, sélectionnez la langue de vérification dans la liste et cliquez sur OK. Et hé, vérifiez l'état de la case à cocher «Ne pas vérifier l'orthographe…».

7. D'un document Word ennuyeux à une page Web huppée

Saviez-vous que vous pouvez transformer vos documents Word ennuyeux en superbes pages Web? Oui, vous avez bien lu. Grâce à Microsoft Sway, vous pouvez donner à votre document un coup de fouet.

Pour transformer un document Word, cliquez sur Fichier> Transformer> Transformer en page Web. Ensuite, vous devrez sélectionner un modèle (Bokeh est vraiment incroyable si vous me le demandez) et cliquer sur le bouton Transformer.

Une fois le rendu de la page terminé, vous pouvez partager le lien avec l'audience sélectionnée. Cependant, ce n'est pas tout. Vous pouvez le protéger par un mot de passe afin que le lien ne tombe pas entre de mauvaises mains.

Ce que j’adore par-dessus cette transformation, c’est que non seulement Sway facilite la lecture, mais aussi qu’il est incroyablement facile à modifier. Cela vous évite ainsi de devoir redistribuer des liens avec vos clients ou les membres de votre équipe.

Pour voir l'option Partager, cliquez sur Partager dans le coin le plus à droite. Sélectionnez l'une des options, puis cliquez sur Demander un mot de passe avant de fermer le menu Partager.

Conseil pro: sur Sway, vous pouvez également grouper du texte, des photos et d’autres cartes.

Découvrez Microsoft Sway

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8. Nettoyez votre page d'accueil Word en ligne

Si vous travaillez fréquemment sur la version en ligne de Microsoft Word, vous devez avoir remarqué que la page d'accueil peut devenir assez compliquée au fil du temps. Et bien, il ne faut pas longtemps pour perdre de vue les documents importants.

Heureusement, MS Word Online vous permet d'épingler vos documents cruciaux au sommet. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le menu à trois points et de sélectionner Ajouter à épinglé.

Après cela, tous vos documents épinglés seront disponibles sous l'onglet Épinglé.

Si vous avez opté pour la présentation en mosaïque, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le haut du document et sélectionnez Ajouter à épinglé.

Cool Astuce: Vous voulez un look propre? Simple. Cliquez sur Masquer les modèles.

9. Télécharger des fichiers en toute transparence

Vous avez un fichier hors ligne à télécharger? Faites glisser le fichier.docx n'importe où sur la page d'accueil, le reste sera pris en charge par l'outil. La bonne chose est que le fichier s'ouvre automatiquement une fois le téléchargement terminé.

10. Intégrer un document Word

Word Online vous permet également d'intégrer vos fichiers et vos documents au sommet de votre site ou de votre blog. Trouver le code est simple comme bonjour.

Cliquez sur Fichier> Partager et appuyez sur l'option Intégrer. Sélectionnez le code et collez-le sur votre blog.

Astuce: en parlant d’intégration, saviez-vous que vous pouvez améliorer la confidentialité des URL YouTube?

11. Dis-moi, qu'est-ce que tu désires?

Non, pas de Lucifer ici. C'est une fonction MS Word. Cette petite recherche astucieuse vous permet de rechercher des fonctions et des outils que vous ne pouvez pas localiser. Vous ne trouvez pas le bouton Commentaire?

Tapez votre requête et la boîte de recherche astucieuse reviendra avec l'outil pertinent instantanément. Cool, non?

Mettez ces conseils en action

Vous pouvez donc utiliser pleinement Word Online. Faites-nous savoir si nous avons oublié d'ajouter l'un de vos conseils et astuces préférés.

Prochaine étape: Vous recherchez des outils pour éditer des PDF? Lisez l'article ci-dessous pour découvrir des outils intéressants.