10 Nouvelles fonctionnalités géniales dans Excel 2013

L'outil de tableur mis à jour de Microsoft n'obtient pas beaucoup de nouvelles fonctionnalités, mais il devient de plus en plus fonctionnel. C'est quelque chose que les utilisateurs, qu'ils soient nouveaux ou expérimentés, apprécient, en particulier une nouvelle approche d'un vieux problème qui nécessitait une solution de contournement fastidieuse. Les tâches complexes deviennent plus faciles à exécuter, grâce à des outils tels que les graphiques recommandés et les outils de tableau croisé dynamique recommandés. D'autres changements rapprochent les choix de vos données et utilisent les ressources de grande taille pour faire croître les données directement dans Excel.

Pour vous familiariser avec les nouvelles fonctionnalités, découvrez 10 nouvelles fonctionnalités qui facilitent votre travail dans le nouvel Excel. Vous voulez en savoir plus sur la nouvelle suite Office? Vous trouverez ici notre revue complète d'Office 2013, ainsi que 10 nouvelles fonctionnalités dans le nouveau Word 2013.

1. L'écran de démarrage définit la scène

Le nouvel écran de démarrage d'Excel vous aide à travailler plus rapidement. Le long de son bord gauche sont les feuilles de travail les plus récemment utilisées, qui peuvent être épinglées à votre liste récente afin qu'elles soient toujours visibles. Ici aussi, vous pouvez cliquer sur Ouvrir d'autres classeurs pour accéder à vos fichiers depuis un disque ou le cloud. Le coin supérieur droit de l'écran de démarrage affiche également le compte SkyDrive (ou SharePoint) auquel vous êtes actuellement connecté.

Une gamme de modèles apparaît ici pour vous aider à démarrer rapidement un projet. Ceux-ci peuvent également être épinglés, ou vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour chercher en ligne d'autres modèles. Une liste de recherches suggérées peut vous aider à démarrer.

Les nouveaux utilisateurs apprécieront les choix de modèles, et les utilisateurs existants apprécieront la liste des fichiers récents et un accès rapide aux fichiers existants. Bien que l'écran de démarrage puisse être désactivé, je le trouve suffisamment utile pour le conserver.

L'onglet Ouvrir contient des liens vers des fichiers et des emplacements récemment consultés.

2. Profitez d'une nouvelle vue Backstage

La vue Backstage, introduite dans Office 2010, est accessible depuis le menu Fichier. Dans Excel, cela a été réorganisé pour montrer exactement ce que vous faites afin que vous puissiez choisir la tâche appropriée.

L'onglet Ouvrir vous permet désormais d'accéder aux classeurs récemment consultés, ce qui en fait une combinaison des onglets Ouvrir et Récent d'Excel 2010. Vous pouvez épingler des feuilles de calcul à cette liste ou cliquer sur Ordinateur pour accéder aux emplacements récemment consultés (tout ce que vous pouvez épingler en permanence ici aussi). Vous avez également accès à votre compte SkyDrive et à la possibilité de configurer des comptes SkyDrive ou SharePoint supplémentaires.

Vous voulez diviser le prénom et le nom en deux colonnes? Regardez dans la nouvelle fonction Flash Fill.

3. Make Flash Fill magic

La nouvelle fonctionnalité la plus étonnante est l'outil Flash Fill. Son entrée de données prédictive permet de détecter des modèles et d'extraire et d'entrer des données suivant un modèle reconnaissable. Il résout certains problèmes courants qui nécessitent actuellement des solutions de contournement lourdes.

Un tel problème consiste à extraire le prénom d'une personne d'une colonne de noms complets. Dans une colonne vide adjacente à celle qui contient les noms complets, vous tapez simplement le prénom, puis cliquez sur l'onglet Accueil et sélectionnez Remplir, Remplissage Flash. Les prénoms de tous dans la liste sera entré dans cette colonne immédiatement. Vous pouvez utiliser le même processus pour extraire les noms de famille, pour joindre les prénoms et les noms de famille, pour extraire des mois, des jours ou des années à partir des dates et même extraire les valeurs des cellules. Alors que vous auriez toujours pu le faire avec des formules, maintenant Flash Fill s'assure que tout le monde peut le faire très rapidement et facilement.

Tâchez de deviner quel graphique choisir pour afficher au mieux vos données.

4. Simplifiez vos choix avec les graphiques recommandés

Cela se situe quelque part entre une nouvelle fonctionnalité et quelque chose qui rend le travail dans Excel plus intuitif. Les graphiques recommandés n'affichent qu'un sous-ensemble de types de graphiques appropriés aux données que vous avez sélectionnées. Il aidera les utilisateurs inexpérimentés à créer des graphiques qui aident à expliquer les données et à ne pas perturber le spectateur.

Pour utiliser l'outil, sélectionnez les données que vous voulez tracer, cliquez sur l'onglet Insérer et sélectionnez Cartes recommandées. Une boîte de dialogue apparaît avec une palette de graphiques à sélectionner: cliquez sur chacun d'eux pour voir comment vos données apparaîtront sur ce graphique. Sélectionnez l'option souhaitée et cliquez sur OK, et le graphique est créé automatiquement

Changez l'aspect de votre graphique en sélectionnant des options dans le menu contextuel.

5. Les outils de graphique deviennent plus intelligents

Dans les versions précédentes d'Excel, lorsqu'un graphique était sélectionné, l'onglet Outils de graphique affichait trois onglets supplémentaires: Conception, Mise en page et Format. L'interface est plus simple dans Excel 2013, avec uniquement les onglets Conception et Format disponibles.

De plus, un ensemble d'icônes apparaît en dehors du bord supérieur droit d'un graphique lorsqu'il est sélectionné. Cliquez sur l'un de ces boutons (éléments de graphique, styles de graphique ou filtres de graphique) pour afficher d'autres options de mise en forme de graphique. Cliquez sur Éléments de graphique pour ajouter ou supprimer des éléments, tels que des titres d'axe et des légendes; cliquez sur Styles de graphique pour changer le style et la couleur de votre graphique; ou cliquez sur Filtres du graphique pour afficher les données filtrées à l'aide d'un aperçu en direct

L'analyse rapide propose le formatage, les totaux et les graphiques pour analyser vos données.

6. Analyser rapidement vos données

Le nouvel outil d'analyse rapide peut aider les utilisateurs débutants et expérimentés à trouver des options pour travailler avec des données sélectionnées. Pour l'utiliser, sélectionnez les données à analyser et l'icône Analyse rapide apparaît dans le coin inférieur droit des données sélectionnées

Cliquez sur cette icône pour afficher une boîte de dialogue présentant une série d'outils d'analyse des données, tels que Formatage, graphiques, totaux, tableaux et graphiques. Cliquez sur n'importe quelle option et une série de choix sélectionnables apparaît; prévisualisez ces choix en les survolant. Ensuite, cliquez sur l'option que vous souhaitez appliquer à vos données. Cette fonctionnalité accélère le processus de mise en forme, de création de graphiques et d'écriture de formules.

Les tableaux croisés dynamiques sont devenus ridiculement simples à créer.

7. Répondez instantanément aux questions avec les tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques sont un outil puissant pour analyser et répondre aux questions sur vos données, mais ils ne sont pas faciles à créer pour les nouveaux utilisateurs. Cependant, pour la première fois, si vous pouvez cliquer sur une touche de la souris, vous pouvez créer un tableau croisé dynamique significatif, grâce aux nouveaux tableaux croisés dynamiques recommandés. Pour l'utiliser, sélectionnez vos données, y compris les en-têtes, et choisissez Insérer, tableaux croisés dynamiques recommandés. Une boîte de dialogue apparaît montrant une série de tableaux croisés dynamiques avec des explications de ce qu'ils montrent. Tout ce que vous devez faire est de sélectionner la table qui montre ce que vous voulez voir, cliquez OK, et le tableau croisé dynamique est automatiquement dessiné pour vous.

Excel 2013 intègre maintenant Power View pour une analyse et des rapports robustes.

8. Effectuer des rapports rapides avec Power View

Le complément Power View, disponible pour les versions précédentes d'Excel, est désormais intégré à Excel 2013. Power View est généralement utilisé pour analyser de grandes quantités de données provenant de sources de données externes.

Incorporé dans Excel, il est désormais accessible à tous. Pour le voir au travail, sélectionnez vos données et choisissez Insérer, Power View. La première fois que vous l'utilisez, la fonctionnalité s'installe automatiquement. Ensuite, une feuille Power View sera ajoutée à votre classeur et le rapport d'analyse sera créé.

Vous pouvez ajouter un titre, puis filtrer les données et les organiser pour qu'elles s'affichent comme vous le souhaitez. L'onglet Power View de la barre d'outils du ruban affiche les options de format de rapport, telles que les formats de thème et de texte, ainsi que les options de liste de champs et de filtres que vous pouvez utiliser pour filtrer et trier vos données. feuille de calcul que quelqu'un d'autre édite? Vous serez averti que c'est verrouillé. Vous pouvez le voir et le télécharger, mais vous ne pouvez pas le changer.

9. Partager des fichiers et travailler avec d'autres personnes

Travailler avec d'autres personnes sur des fichiers partagés en temps réel est une arme à double tranchant. Bien que cela soit utile, vous rencontrerez des problèmes lorsque deux personnes essaieront de changer le même élément en même temps. Dans Excel 2013, vous pouvez partager et travailler en collaboration sur des fichiers avec d'autres personnes via SkyDrive à l'aide de la WebApp Excel, et plusieurs personnes peuvent travailler sur le même fichier en même temps. Toutefois, vous ne pouvez pas ouvrir une feuille de calcul de SkyDrive dans Excel 2013 sur votre ordinateur local si quelqu'un d'autre travaille actuellement dans la même feuille de calcul. Cela protège la feuille de calcul contre les changements contradictoires.

Si une personne édite un fichier Excel stocké en ligne, d'autres utilisateurs autorisés peuvent le voir et le télécharger, mais ils ne peuvent pas modifier l'original, ce qui est verrouillé jusqu'à ce que la personne qui l'utilise ait terminé.

Comme les autres applications du bureau Suite 2013, Excel 2013 enregistre les fichiers par défaut dans le cloud. Vous pouvez ouvrir, afficher et modifier des fichiers Excel en ligne dans un navigateur à l'aide de la WebApp Excel sans disposer d'Excel 2013 sur le disque dur local.

Partagez vos feuilles de calcul stockées dans le cloud avec vos amis sur Facebook, Twitter ou LinkedIn. dix. Partager du travail sur vos réseaux sociaux

Voici une manière pratique de partager une liste de choses à faire, une feuille de travail de planification d'événements ou n'importe quelle feuille de calcul que vous désirez avec votre réseau social. Vous pouvez maintenant partager des classeurs Excel avec Facebook et d'autres dans Excel 2013 lui-même. Pour voir l'option

Publier sur les réseaux sociaux

, le meilleur moyen d'enregistrer le fichier en premier sur SkyDrive Si vous n'avez pas enregistré votre fichier sur SkyDrive, choisissez Fichier, Partager, et cliquez sur Inviter des personnes. Vous allez parcourir le processus d'enregistrement du fichier sur le Cloud pour que les options Enregistrer sous apparaissent plus tard automatiquement. Une fois cela fait, vous revenez au panneau de partage où l'option Publier sur les réseaux sociaux apparaît maintenant. Ici, vous pouvez sélectionner n'importe quel réseau social que vous avez lié à votre compte Office 2013. Vous pouvez choisir si les utilisateurs peuvent afficher ou modifier votre feuille de calcul partagée. Vous pouvez inclure un message, puis le publier pour révision.